Ο κύριος Γιώργος έχει κατάστημα με είδη υγιεινής εδώ και τριάντα χρόνια. Τη δουλειά την ξεκίνησε ο πατέρας του, σήμερα στον πάγκο στέκεται και η κόρη του. Κάθε φορά που έρχεται κάποιος πωλητής ή ακούει κάτι στις ειδήσεις, η ίδια φράση επανέρχεται: πρέπει να «ψηφιοποιηθούμε». Τι σημαίνει όμως αυτό για ένα μαγαζί που λειτουργεί με ένα τετράδιο παραγγελιών, έναν υπολογιστή για τα τιμολόγια και πολύ καλή μνήμη;
Η απάντηση είναι λιγότερο εντυπωσιακή απ’ όσο ακούγεται, και ακριβώς γι’ αυτό πιο χρήσιμη.
Πρώτα οι άνθρωποι, μετά τα προγράμματα
Το συνηθισμένο λάθος είναι να ξεκινά κανείς από το εργαλείο. Αγοράζεται ένα πρόγραμμα επειδή το πρότεινε ένας γνωστός, στήνεται βιαστικά, και μετά από δύο μήνες οι μισοί εργαζόμενοι συνεχίζουν να κρατούν σημειώσεις σε χαρτάκια, γιατί έτσι ήξεραν. Το πρόγραμμα δεν φταίει. Απλώς κανείς δεν ρώτησε πώς δουλεύει πραγματικά η επιχείρηση.
Μια οικογενειακή επιχείρηση έχει ένα πλεονέκτημα που οι μεγάλες συχνά ζηλεύουν: όλοι ξέρουν όλους και όλοι ξέρουν τα πάντα. Αυτό είναι όμως και το αδύνατο σημείο της. Η γνώση βρίσκεται στα κεφάλια των ανθρώπων. Ο πατέρας ξέρει ποιος πελάτης πληρώνει αργά, η μητέρα ξέρει ποιος προμηθευτής φέρνει πάντα με καθυστέρηση, ο ανιψιός ξέρει πού είναι ο κωδικός για το ηλεκτρονικό κατάστημα. Αν κάποιος λείψει δύο εβδομάδες, κάτι θα χαθεί.
Αν ψάξει κανείς τι είναι στην ουσία ο ψηφιακός μετασχηματισμός, θα δει ότι πίσω από τη λέξη-μόδα κρύβεται κάτι αρκετά γήινο: η γνώση και οι διαδικασίες μιας επιχείρησης βγαίνουν από τα κεφάλια και τα συρτάρια και μπαίνουν σε ένα κοινό, οργανωμένο σημείο, ώστε η δουλειά να μην εξαρτάται από το ποιος έτυχε να είναι παρών εκείνη τη μέρα.
Μικρά βήματα που μετράνε
Ένα καλό ξεκίνημα είναι να καθίσει η οικογένεια ένα απόγευμα, ιδανικά στην ησυχία μετά τις γιορτές, και να γράψει σε ένα χαρτί πώς κυλά μια τυπική μέρα. Από πού έρχεται μια παραγγελία, ποιος τη σημειώνει, πώς φτάνει στην αποθήκη, πότε κόβεται το παραστατικό, πώς παρακολουθείται η είσπραξη. Συνήθως σε αυτή την άσκηση φαίνονται αμέσως τα σημεία όπου το ίδιο πράγμα γράφεται δύο και τρεις φορές.
Από εκεί διαλέγεις ένα πρόβλημα, όχι δέκα. Ίσως είναι το απόθεμα που ποτέ δεν συμφωνεί. Ίσως οι πελάτες που ζητούν προσφορά και κανείς δεν τους ξαναπαίρνει τηλέφωνο. Λύνεις αυτό, βλέπεις ότι δουλεύει, και μετά προχωράς στο επόμενο.
Σημασία έχει επίσης να συμμετέχουν όσοι θα χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα. Ο υπάλληλος της αποθήκης θα σου πει σε πέντε λεπτά γιατί μια οθόνη δεν βολεύει, κάτι που κανένας σύμβουλος δεν θα μάντευε. Και η εκπαίδευση δεν είναι πολυτέλεια. Μια ώρα την εβδομάδα για λίγο καιρό κάνει μεγαλύτερη διαφορά από ένα ολοήμερο σεμινάριο που ξεχνιέται την επόμενη μέρα.
Μην περιμένετε να αλλάξουν όλα μέσα σε έναν μήνα. Σε μια επιχείρηση με δεκαετίες ιστορίας, οι συνήθειες έχουν λόγο ύπαρξης, και κάποιες αξίζει να μείνουν όπως είναι. Ο κύριος Γιώργος, για παράδειγμα, θα συνεχίσει να χαιρετά τους πελάτες με το μικρό τους όνομα. Απλώς τώρα, όταν λείπει, η κόρη του θα ξέρει και αυτή τι παρήγγειλαν την προηγούμενη φορά.
About The Author
